01/02/2018

GRP: "Sin la predisposición y el esfuerzo de los funcionarios esto no hubiera sido posible"

Al cumplirse un mes de la puesta en producción del nuevo Sistema Integral de Gestión de Recursos (GRP) en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) el equipo de la Dirección General de Secretaría, que participó en el proyecto, realizó un balance de los desafíos que representó la implementación y desarrollo de la herramienta y de los retos marcados a futuro.

Tras un año y medio de intenso trabajo, el pasado martes 2 de enero comenzó a funcionar este nuevo sistema informático concebido a través del convenio suscrito entre el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) y el MTSS con la finalidad de contribuir a la mejora de eficiencia en la gestión de los procesos de planificación y ejecución presupuestal.

Su instrumentación significa cambios en el proceso de compras, licitaciones y proveedores, en el sistema de adelanto, rendición y pago de viáticos para el personal en el país y exterior, así como también, una mejora en la seguridad y disponiblidad de la información, transparencia en la gestión y modernización de los instrumentos de gestión.

Martín Tagliafico, gerente del Proyecto GRP desarrollado en el MTSS e integrante del Programa de Fortalecimiento de la Gestión Presupuestaria del MEF, aseguró que el nuevo sistema “tiene como objetivo integrar en un software, o sea un ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, por sus siglas en inglés) pero orientado a lo que es el Estado, todos los procesos del organismo a nivel de adquisiciones, financiero, contabilidad, presupuesto, viáticos y recursos necesarios para su funcionamiento”.

“Este producto que se está implementando en el MTSS, ya se comenzó a instrumentar en la Administración de Servicios de Salud del Estado (ASSE) y en Educación Primaria, con las definiciones que se hicieron acá, con la base de todo lo que trabajamos acá. Es un proyecto que trasciende al Ministerio de Trabajo” aseguró Tagliafico.

Por su parte, el encargado del Departamento de Contabilidad y Presupuesto del MTSS, Emilio Velázquez, destacó que el mayor beneficio de esta nueva herramienta es la capacidad de integrar sistemas que hasta el momento se encontraban disgregados dentro del Ministerio.

“Nosotros para hacer nuestro trabajo precisamos utilizar planillas de Excel, documentos de texto u otras herramientas tecnológicas disponibles. Pero, todos hacían cosas diferentes y cada uno con su impronta. Sin embargo, con un sistema integrado lo que logramos es centralizar en una sola herramienta muchas de las gestiones, unificando el trabajo y sobre todo los criterios” remarcó.

El nuevo sistema tiene además un impacto directo en la atención a clientes y proveedores del Ministerio, señaló Carolina Mestre, integrante del Departamento de Contabilidad y Presupuesto de MTSS.

“Te otorga una eficiencia y una agilidad que cuando me llegue un proveedor para saber cuándo puede cobrar, hago un clic con su número de factura y le podré decir está tu factura y está en este estado. Y antes tenía que tomarle los datos, llamarlo, ver, esperar, demorar, etc. Para mí es fabuloso”.

“Hay algún trámite que hacen clientes del Ministerio por el cual debían subir al tercer piso, ahora no suben más. Y son dos minutos capaz, pero son dos minutos que para lo que es la imagen del Ministerio frente a las personas que vienen a hacer un trámite, es importante” subrayó Mestre.
Todo esto significó, sin embargo, cambios profundos en las formas y costumbres de trabajo de los funcionarios, algo que a veces genera resistencias pero que en el caso del Ministerio de Trabajo no sucedió acotó Velázquez.

“Normalmente cuando implantás un sistema lo primero que te dicen es ‘ante lo hacíamos diferente y era mucho más fácil. Con esto lo complicaron todo’. Y sin embargo, hasta ahora eso no apareció”.

Esto fue posible, en parte, gracias a la realización de talleres de capacitación y formación de funcionarios y de las reuniones de trabajo realizadas en todo el país enfocadas en la Gestión del Cambio.

“Esas instancias permitieron que los funcionarios vieran el proceso que se estaba llevando adelante y pudieran proponer ideas” aseguró el gerente del Área de Calidad y Mejora Continua (MTSS), Alejandro Fernández.

“Se trabajó en reuniones quincenales pensando en el tema comunicaciones, capacitación, la identificación de los roles claves, por ejemplo, la parte contable de la DINAE (Dirección Nacional de Empleo), la parte de los viáticos de la Inspección General, y ello permitió anticipar problemas posteriores” remarcó Fernández.

La sinergia lograda entre los diferentes equipos de trabajo de cada unidad ejecutora y cada uno de los funcionarios involucrados generó además que la producción de la herramienta se lograra en tiempo récord.

“En otras experiencias este tipo de proyectos ha llevado unos tres años de implementación, desde que se crea hasta que realmente sale a producción. Y nosotros lo hicimos en un año y medio. Eso demuestra el compromiso de los funcionarios y las ganas de llevar adelante todo esto” sostuvo por su parte José Zeballos, encargado del Departamento de Adquisiones del MTSS.

Desde el equipo de trabajo de la Dirección General se destacó además el rol que tuvo la empresa Quanam, ganadora de la licitación, en todo el proceso de producción y capacitación.

“Ellos siempre tuvieron muy buena predisposición ante las consultas y dudas que surgieron en el transcurso de la implementación y desarrollo de la aplicación. Y aún más, teniendo en cuenta la diversa cantidad de personas involucradas y los diferentes tipo de conocimiento que cada uno tenía.” señaló Matilde Caamaño, integrante del Departamento de Adquisiciones del MTSS.

“Ahora el gran desafío es la sostenibilidad” acotó el gerente del proyecto, Martín Tagliafico. “Lograr que el Ministerio, una vez que se vaya la empresa que fue adjudicada y el Programa de Fortalecimiento de la Gestión Presupuestaria, pueda seguir haciendo evolucionar la herramienta”.

Entre los proyectos planteados a futuro, con el objetivo de continuar mejorando la gestión dentro del MTSS, se encuentra la instrumentación de una herramienta de BI (Business Intelligence).

“El BI, que es Inteligencia del Negocio, lo que busca es integrar herramientas, entre ellas el GRP pero también con otras, de manera de poder tener indicadores concretos para poder medir la gestión” aseveró Alejandro Otero, integrante del Programa de Fortalecimiento de la Gestión Presupuestaria del MEF. “Poder saber, por ejemplo, número de trámites por departamento, dato que te permitirá decidir dónde hacer foco y planificar tu accionar hacia el futuro así como también prever el costo”.

Pero nada de logrado o lo que se proyecta realizar a futuro podría ser posible sin el trabajo y compromiso de cada uno de los funcionarios que integran el Ministerio y de las autoridades del mismo. Se priorizó políticamente avanzar en mejorar la gestión.

“La comunicación entre los funcionarios de cada área y de diferentes áreas, el trabajar eso ha sido fundamental. Sin la predisposición del funcionario esto no hubiera sido posible” subrayó Laura Bajac, asesora a la Dirección General de Secretaría.

“Cuando estamos hablando de un sistema que lo que hace es comunicar otros sistemas, atrás de esos sistemas hay seres humanos. Y si eso no si hubiera trabajado no estaríamos acá” aseguró.

“Inmediatamente que nos notificaron de la posibilidad del GRP, nos postulamos y dijimos ‘es la oportunidad de dejar las cosas claras en un sistema’ y que después cuando venga otro vea que las cosas están ordenadas y que no cambian los criterios porque sí” concluyó Bajac.